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不動産売却時などに必要な「登記識別情報」「登記済権利証」とは

不動産売却時などに必要な「登記識別情報」「登記済権利証」とは

 

不動産の売却時に必要となる書類の一つに、登記識別情報、登記済権利証があります。法改正によって、2005年3月7日以降は、登記済権利証に代わって登記識別情報が導入されています。この登記識別情報とはどのようなものか、どのような時に必要となるのか、情報だけで大丈夫なのか、登記識別情報を紛失した場合や盗まれた場合は不動産がとられてしまう恐れはないかなどの不安があります。これらの点などにつき説明します。

目次

1. 「登記識別情報」「登記済権利証」とは

(1) 登記済権利証とは

(2) 登記識別情報とは

2. 登記識別情報通知とは

(1) 登記識別情報通知とは

(2) 登記識別情報通知には何が記載されているのか

(3) 名義人が2人いる場合の登記識別情報通知について

3. 登記識別情報が必要になる場合

4. 登記識別情報通知を紛失した場合には

(1) 登記識別情報通知の再発行はできない。

(2) 登記識別情報通知を紛失した場合の代替対策

(3) 登記識別情報の不正使用についての対策

まとめ

 

1.「登記識別情報」「登記済権利証」とは

 

(1) 登記済権利証とは

 

2005年3月6日まで、所有権取得の登記が完了した際に法務局から発行されていたのが「登記済権利証」です。通称「権利証」と呼ばれているものです。不動産別に登記の名義人、登記の目的などを示すものです。登記済権利証は、所有者が対象不動産を売却して買主に名義を変更する手続きをする際や、住宅ローンの借り換えをする場合に対象不動産に抵当権を設定する際などに、法務局へ提出する書類です。有効性は現在もあります。

 

(2) 登記識別情報とは

 

法改正によって、2005年3月7日以降は、「登記済権利証」に代わって「登記識別情報」が導入されています。(ただし、2008年7月14日までオンライン庁の指定を受けていない登記所では登記済証が交付されるという取り扱いになっていました)。

登記識別情報は、本人確認手段の一つであり、登記名義人本人による申請であることを登記官が確認するため、登記所に提供してもらう情報です。

登記識別情報の役割は、従来の登記済権利証と変わりません。従来は登記済権利証という書面自体で所有者本人の確認していたのに対し、登記識別情報は文字通り、情報(英数字の組み合わせ)になりますので、ちょうど銀行のキャッシュカードの暗証番号のような方式で本人を確認するような制度になっています。

 

2.登記識別情報通知とは

 

(1) 登記識別情報通知とは

 

登記識別情報通知は、土地や建物の登記名義人となった人ごとに定められ、登録名義人となった人にのみ登記識別情報が通知されるものです。具体的には、アラビア数字その他の符号の組合せからなる12桁の符号で、不動産及び登記名義人となった申請人ごとに定められます。

 

登記識別情報通知は重要書類のため、記載されている情報は誰にも見られないようになっています。以前はシールでしたが現在は袋とじのような状態になりました。また、盗難を防ぐためにも金庫などで保管しておくといいでしょう。

 

(2) 登記識別情報通知には何が記載されているのか

 

登記識別情報通知には主に以下の事項が記載されています。

 

・不動産番号
・受付年月日 受付番号
・登記の目的(抵当権設定、所有権移転など)
・登録名義人の住所
・登録名義人
・登記識別情報(英数字混じりの12桁)

 

なお、一戸建ての場合、登記識別情報通知は土地分で1通、建物分で1通発行され、不動産番号もそれぞれに発行されます。マンションの場合は建物分1通のみです。

 

(3) 名義人が2人いる場合の登記識別情報通知について

 

名義人が2人の場合は、登記識別情報通知も2通発行され、登録名義人の欄にそれぞれの名前が記載されることになります。

 

3.登記識別情報が必要になる場合

 

登記識別情報は、不動産の所有権移転登記をする際、抵当権の設定登記をする際、抹消登記をする際など、権利に関する登記を申請する場合に原則として必要です。また、所有権の登記がある土地の合筆の登記、所有権の登記のある建物の合併の登記などにも必要となります。そのため、この情報を知る人は不動産の登記名義人とみなされるのが一般的です。

 

売却では、仲介会社と媒介契約を結ぶ際、販売活動の依頼主が間違いなく不動産の所有者であることを確認するために提示を求められます。同様の目的で、売買契約時にも買主に提示します。

 

4.登記識別情報通知を紛失した場合には

 

(1) 登記識別情報通知の再発行はできない。

 

登記識別情報通知は非常に大切なもので、紛失しても再発行はできません。厳重保管の必要があります。

 

(2) 登記識別情報通知を紛失した場合の代替対策

 

登記識別情報を提供することができない正当な理由があるときは、他の方法により申請ができることとされています。他の方法とは次のようなものです。

 

①登記官による事前通知の方法

 

登記所から登記名義人あてに、「事前通知」により本人であることの確認をします。事前通知とは、登記識別情報を提供すべき登記名義人の住所地にあてて、本人限定受取郵便により、登記の申請があった旨及びその申請の内容が真実であるときは、2週間以内にその旨の申出をすべき旨の通知をしこの通知に対して2週間以内に申請に間違いがない旨の申出がされることをもって、本人からの申請であることを確認するというものです。

 

②司法書士等による「本人確認情報」による方法

 

登記の申請を司法書士等の資格者に委任して行う場合には,司法書士等の資格者に本人であることを確認した旨の書類「本人確認情報」を提供してもらう方法もあります。(不動産登記法第23条第4項)

 

本人確認情報では次のような内容が記載される必要があります。

・所有者本人であること
・登記識別情報の紛失理由
・不動産を取得した経緯

書面の作成を依頼するためには司法書士等に報酬を支払うことが必要となります。

 

③公証人による登記義務者であることの認証による方法

 

公証人が本人と面談し上記の②と同じような書面を作成し登記申請時に提出します。

 

(3) 登記識別情報の不正使用についての対策

 

登記識別情報を紛失した場合や他人に盗み見られるなどした場合に、登記名義人の登記識別情報を入手した他人がこれを悪用し、勝手に所有権の移転の登記や抵当権の設定の登記をしてしまうのではないかという恐れがあります。しかし、このような登記の申請には、登記識別情報のほかに、印鑑証明書等の添付情報が必要となりますので、実印や印鑑証明書の管理をしっかり行っていれば勝手に登記されるということはありません。

 

また、登記名義人ではない者が、他人の登記識別情報を用いて不正な登記を行うことは一般的には容易なことではなく、登記名義人でない者が他人になりすまし不正な登記をした場合は、その登記は無効でありその行為は犯罪となります。その他次のような対策があります。

 

①不正登記防止申出の制度

 

さらに、登記識別情報の不正登記を防止するために、不正登記防止申出の制度があります。不正登記防止申出の制度は、不正な登記がされる差し迫った危険がある場合に、申出から3カ月以内に不正な登記がされることを防止するためのものです。ただし、権利の移動を禁止するものではありません。

 

②登記識別情報の失効の申出の制度

 

登記識別情報を紛失し、これが誰かに盗み見られた可能性がある場合などには、登記名義人又はその相続人その他の一般承継人の申出により、登記識別情報を失効させる制度が設けられています。(不動産登記規則第65条)

 

まとめ

 

・法改正によって、2005年3月7日以降は、登記済権利証に代わって登記識別情報が導入されています。登記済権利証は現在でも有効です。

・登記済権利証も登記識別情報も、不動産別に登記の名義人、登記の目的などを示すものです。

・登記識別情報通知は、土地や建物の登記名義人となった人ごとに定められ、登録名義人となった人にのみ登記識別情報が通知されるものです。具体的には、アラビア数字その他の符号の組合せからなる12桁の符号で、不動産及び登記名義人となった申請人ごとに定められます。

・登記識別情報通知には、不動産番号、受付年月日 受付番号、登記の目的(抵当権設定、所有権移転など)、登録名義人の住所、登録名義人、登記識別情報(英数字混じりの12桁)が記載されています。

・登記識別情報は、不動産の所有権移転登記をする際、抵当権の設定登記をする際、抹消登記をする際など、権利に関する登記を申請する場合に原則として必要です。

・登記識別情報通知を紛失した場合には、登記識別情報通知の再発行はできませんが、紛失した場合の代替対策はあります。

・登記の申請には、登記識別情報のほかに、印鑑証明書等の添付情報が必要となり、実印や印鑑証明書の管理をしっかり行っていれば勝手に登記されるということはありません。

・登記識別情報の不正使用についての対策として、不正登記防止申出の制度、登記識別情報の失効の申出の制度などがあります。

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