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「登記識別情報」の紛失や盗難にあったらどうなる?

「登記識別情報」の紛失や盗難にあったらどうなる?

 

不動産の取得や抵当権の設定などの不動産登記をすると発行される特定の番号情報が、登記識別情報です。そこで、今回は、登記識別情報の内容、取扱い方、そして、登記識別情報を万一紛失した場合や、盗難にあった場合の対策などを紹介します。登記識別情報は登記識別情報通知書という形で売主の手元で保管され、不動産の売却時に必須の資料ですので、売主としても内容などにつき知っておくことが重要です。

目次

1. 登記識別情報とは

2. 登記識別情報の受け取り・確認方法

(1) 登記を書面で申請する場合

(2) 登記をオンライン申請する場合

3. 登記識別情報は不動産を登記する際に使用する。

4. 登記識別情報の通知の有無は選択できる。

(1) 司法書士に本人確認をしてもらう方法

(2) 法務局の事前通知制度を利用する方法

(3) 公証人による認証を受ける方法

5. 紛失・盗難の際は失効手続きを行う。

(1) 登記識別情報の失効の申出

(2) 不正登記防止申出

(3) 登記識別情報の有効証明請求

(4) 登記識別情報を紛失した場合の代替手段

まとめ

 

1.登記識別情報とは

 

登記識別情報とは、不動産の権利者の真正性を、公的に証明する情報で、不動産の権利登記をした際、登記名義人のみに、名義人ごと・不動産ごとに、固有の12桁の英数字からなる文字列が通知される「登記識別情報通知書」に記載されているものです。

固有のパスワードのようなものです。

 

登記識別情報は不動産ごとに通知されので、土地と建物を登記した場合には2つの登記識別情報が通知されます。また、1つの不動産を複数人で共同所有している場合は、所有者それぞれに登記識別情報が通知されます。

 

登記識別情報は、その文字列自体が重要な情報です。文字列を知っているだけで不動産の権利者であることの証明が可能です。そのため、登記識別情報通知書が手元にある場合、ほかの人に番号を閲覧されないようにする必要があります。

 

登記識別情報は、2005(平成17)年の不動産登記法改正により、それまでの登記済証(いわゆる「権利証」)に代わって導入された制度で、登記識別情報通知書という書面の深緑色の目隠し部分にQRコードとともに印字されています。登記識別情報は、通知書において袋とじや目隠しシールにより情報が隠されている状態が標準です。

 

*「登記識別情報の印字見本」です。画像は法務省のホームページに掲載されているものです。

https://www.moj.go.jp/content/001131095.pdf

 

2.登記識別情報の受け取り・確認方法

 

登記識別情報は、登記申請をした後に書面かオンラインで、受け取り・確認をすることができます。どのように登記申請をするかによって、登記識別情報の受取方法が変わります。

 

(1) 登記を書面で申請する場合

 

書面で登記識別情報や不動産番号、登録の目的、登録名義人の情報などを通知したものを「登記識別情報通知書」といいます。

 

登記を書面で申請する場合は、申請書類で希望した送付場所に登記識別情報通知書が郵送されます。登記識別情報通知書は、本人限定受取郵便または書留郵便で届きます。

 

なお申請の際に、登記識別情報の書面での交付を希望した場合は、オンラインシステムでのダウンロードはできません。

 

(2) 登記をオンライン申請する場合

 

登記のオンライン申請は、登記・供託オンライン申請システムから行います。オンライン申請システムは、登記申請や公文書の取得を、登記所の窓口に出向くことなくできるサービスです。

 

登記・供託オンライン申請システムのホームページから「申請用総合ソフト」をインストールし、ファイルに必要事項を記入して登記申請をします。

 

登記手続きが終了した後に再度申請用総合ソフトにアクセスすると、登記識別情報が自動的に取得できます。登記識別情報は、申請用総合ソフトの「処理状況表示」画面から「公文書」ボタンをクリックして確認ができます。

 

3.登記識別情報は不動産を登記する際に使用する。

 

登記識別情報は、不動産の登記をするときに申請書に記載して使用します。具体的には以下のような登記の場合に必要です。

 

➀所有権移転登記(売却や贈与の場合など)

 

②抵当権設定、抹消関連登記

 

なお、申請人みずからが登記名義人となる登記申請に該当しない場合には、登記識別情報は通知されません。発行されないのは次のような場合です。

 

・抵当権抹消登記(金融機関によるもので申請人があらたに登記名義人とならないため)
・根抵当権抹消登記(同上)
・所有者の住所、氏名変更登記(申請人があらたに登記名義人とならない、転居による住所変更や婚姻による氏の変更など)
・債権者代位による登記(登記名義人みずからが登記申請しないため) など

 

4.登記識別情報の通知の有無は選択できる。

 

不動産登記をしたとき、登記識別情報を通知するかどうかは選択できます。

複数の不動産を所有している人は、重要な情報を複数管理しなければならず、煩わしいなどの理由で、登記の際に登記識別情報の通知を希望しないこともできます。

 

ただし、登記識別情報は登記をしたときにしか発行されませんので、後から発行してもらうことはできません。通知を希望しない選択をする際には検討が必要です。

 

登記識別情報がない状態でも、登記の申請は可能です。その場合、登記申請をする方法は3つあります。

 

(1) 司法書士に本人確認をしてもらう方法

 

司法書士に本人確認情報書類を作成してもらい、登記申請書と一緒に提出することで、登記できます。この場合、司法書士への依頼費用がかかります。

 

(2) 法務局の事前通知制度を利用する方法

 

登記識別情報を記載せずに登記申請をすると、法務局から本人確認のための書類が送られてきます。その書類に捺印をして返送すれば、登記識別情報がなくても登記が可能です。

 

しかし、この方法には通常の登記申請よりも時間がかかります。時間的な制限のある所有権移転登記や抵当権設定登記では利用できない場合もありますので注意が必要です。

 

(3) 公証人による認証を受ける方法

 

公証役場に行き、公証人の目の前で、登記関係書類に署名捺印をします。そうして認証を受けた書類を登記申請に利用することで登記ができます。また、この方法での登記には公証人費用がかかります。

 

5.紛失・盗難の際は失効手続きを行う。

 

登記をする際は、登記識別情報だけでなく、他の本人確認書類も合わせた二重チェックが行われています。

 

ただし、登記識別情報は再発行できません。紛失してしまうと、必要になった時に時間と手間が掛かる代替の手続きが必要になります。

 

もしも登記識別情報を紛失してしまったり、第三者に見られてしまったりした場合は、登記識別情報の失効手続きを行うことで、その文字列情報を無効にすることができます。

 

(1) 登記識別情報の失効の申出

 

登記識別情報通知が紛失や盗難に遭った場合には、悪用されることを防止するため法務局に申し出ることにより、登記識別情報を失効させることができます。登記識別情報を管理する負担を免れたい場合などにも同様に失効させることができます。

失効させた後に、何らかの登記が必要な場合には、司法書士による本人確認情報や事前通知制度などを利用することとなります。

 

(2) 不正登記防止申出

 

不正登記防止申出とは、不正な登記がされる危険がある場合にこの申出を行うことで、申出から3カ月以内に不正な登記申請があった場合には、申出者に対し通知される制度です。

期間が定められているので、3カ月ごとに不正登記防止申出の手続が必要です。

 

(3) 登記識別情報の有効証明請求

 

登記識別情報通知が失効していないことの証明を、法務局の窓口で請求する制度です。登記申請をする前に、登記識別情報が有効であることを確認したい場合などに利用します。

 

(4) 登記識別情報を紛失した場合などの代替手段

 

➀司法書士による本人確認情報の提供

 

司法書士が「登記識別情報はないが本人に間違いない」という証明をし、登記手続きを行います。名義人本人との面談が必須で、費用(5万円~10万円程度)と作成時間がかかります。

 

②登記官による事前通知制度を利用

 

法務局から本人確認の必要な登記名義人(売主)に宛てて、登記申請の意思確認が真実かどうかの確認をする手続きです。

 

この場合、費用は発生しませんが、売主から法務局へ提出される書類に不備があった場合には登記手続きが滞ります。法務局から発送された事前通知が2週間以内に法務局に申出されないと、手続きを取り下げることとなりますので注意が必要です。また、売主が個人の場合、本人限定受取郵便での通知となりますので、代理人が手続きすることができません。

 

③公証人による認証の提供

 

公証人役場に本人が出向いて、公証人面前にて登記関係の書類に捺印及び署名をし、公証人の認証を受けた書類を登記申請に併せて提出する方法です。

必要な費用は数千円程度と安価ですが、個人の場合は本人、法人の場合は代表者が必ず手続きする必要があります。

 

まとめ

 

・登記識別情報とは、不動産の権利者の真正性を、公的に証明する情報です。不動産の権利登記をした際、登記名義人のみに不動産ごとに、固有の12桁の英数字からなる文字列が通知される「登記識別情報通知書」に記載されているものです。固有のパスワードのようなものです。

・登記識別情報は、その文字列自体が重要な情報です。文字列を知っているだけで不動産の権利者であることの証明が可能です。そのため、登記識別情報通知書が手元にある場合、ほかの人に番号を閲覧されないようにする必要があります。

・登記識別情報は、2005(平成17)年の不動産登記法改正により、それまでの登記済証(いわゆる「権利証」)に代わって導入された制度です。

・登記識別情報は以下などの不動産を登記する際に使用します。

➀所有権移転登記(売却や贈与の場合など)

②抵当権設定、抹消関連登記

・登記識別情報を、紛失してしまったり、第三者に見られてしまったりした場合は、登記識別情報の失効手続きを行うことで防御対策ができます。

・登記識別情報を紛失した場合の代替手段としては以下のものがあります。

➀司法書士による本人確認情報の提供

②登記官による事前通知制度を利用

③公証人による認証の提供

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